Gehören Sie auch zu den Unternehmen die sich aktuell mit digitaler Buchführung beschäftigen? Gut so, denn Sie würden fahrlässig handeln, wenn Sie sich mit dieser Entwicklung nicht beschäftigen würden.
Mindestens eine regelmäßige Analyse der eigenen Prozesse gehört zu den Pflichten eines jeden Unternehmers. Und bei dieser Analyse kommt man um das Thema nicht herum.
Doch was genau bedeutet digitale Buchführung und wie sieht diese aus bzw. welche Abläufe kennzeichnen diese?
Eine genaue Definition gibt es nicht. Der wichtigste Aspekt ist sicherlich der Wechsel von Papierbelegen zu digitalen Belegen. Wie, womit, durch wen und mit welchen Software-Lösungen kann dabei so individuell gestaltet werden, wie vielfältig die Abläufe in den verschiedenen Unternehmen auch sind. Hier gilt es also eine individuelle Bearbeitung zu finden, welche den gesetzlichen Vorgaben und Notwendigkeiten entspricht und zugleich auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.
Vergleichen wir den einfachen Prozess einer Eingangsrechnung.
Ablauf analoger Rechnungseingang
Die Eingangsrechnung kommt per Post an. Die Post wird vom Sekretariat geöffnet. Die Rechnung wird zur Freigabe an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Dieser hakt die Rechnung ab. Ggf. erfordert die endgültige Freigabe noch ein o.k. der Geschäftsführung. Die Rechnung wird nun weitergeleitet zur Buchhaltung, wo diese zu den zu zahlenden Rechnungen sortiert wird. Die Zahlungsfrist muss händisch überprüft werden. Am Zahltag wird die Rechnung ins Bankprogramm eingegeben und bezahlt. Danach wird die Rechnung ggf. noch kopiert und abgelegt, zusätzlich muss eine Kopie in den Buchhaltungsordner abgeheftet werden und dem Steuerberater ausgehändigt werden. Die Rechnungen müssen abschließend noch archiviert werden.
Ablauf digitaler Rechnungseingang
Die Eingangsrechnung kommt per Post an und wird von Sekretariat geöffnet und revisionssicher gescannt. Der Originalbeleg kann unter bestimmten weiteren Bedingungen (Verfahrensanweisung) vernichtet werden. Zeitgleich bekommt der Sachbearbeiter die Rechnung auf seinen PC/Smartphone und kann diese mit einem Klick bestätigen. Die Geschäftsführung kann die Zahlung anschließend sofort freigeben und evtl. Besonderheiten (Skonti, etc.) noch einstellen. Am Zahltag bekommt die Buchhaltung die Rechnung zur Zahlung auf den Bildschirm und dank OCR Erkennung sind die Merkmale wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und IBAN schon automatisch vorausgefüllt und müssen nur noch bestätigt werden. Die Rechnung ist jetzt mit der digitalen Zahlung verknüpft und im Archiv jederzeit in Sekundenschnelle aufzufinden.
Schon dieses kleine Beispiel zeigt, dass über einen digitalen Prozess der Workflow erheblich gesteigert werden kann und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit minimiert wird.
Vorteile der digitalen Buchführung sind Zeitersparnis, folglich auch Kostenersparnis, Entfall Papierarchiv, die jederzeit aktuell und überall abrufbaren Unternehmenszahlen, welche auch zur Unternehmenssteuerung eingesetzt werden können.
Unerwähnt sollen aber auch nicht die Gefahren und Risiken der digitalen Buchführung bleiben.
Risiken der digitalen Buchführung sind im Wesentlichen die Sicherheit Ihrer Daten. Je mehr digitalisiert wird desto vorsichtiger müssen Sie mit Ihren Daten sein. Hierbei gibt es einige Punkte zu beachten, damit Ihre Daten sicher aufbewahrt werden.
Die Integration neuer Prozesse stößt häufig auf Sorgen und Unbehagen bei Mitarbeitern, da Veränderungen ggf. auch mit neuen Problemen verbunden sind. Nehmen Sie aus diesem Grund von Anfang an alle Beteiligten mit und binden Sie diese aktiv in den Prozess ein.
Fazit: Unserer Einschätzung nach, führen digitale Prozesse in fast allen Unternehmen zu erheblichen Einsparungen (Zeit und Kosten) und fördern die aktive Steuerung des Unternehmens. Trotz aller Vorteile ist ein Wechsel nicht über Nacht möglich und bei der Einführung müssen alle verantwortlichen Personen mit einbezogen werden.
In Zusammenarbeit mit der Datev e.G. bieten wir Ihnen die Möglichkeit der Buchführung mit Zukunft. Sie basiert auf digitalen Belegen. Sie benötigen lediglich ein Fax oder einen Scanner. Ihre Belege werden an das Datev-Rechenzentrum übermittelt und dort revisionssicher online gespeichert.
Wir rufen die Belege vom Rechenzentrum ab und verbuchen die einzelnen Geschäftsvorfälle. Diese Variante in Verbindung mit der elektronischen Übermittlung der Kasse und der Kontoauszüge ermöglicht die Abschaffung des Pendelordners.
Der Ausbau der Buchführung mit Zukunft bis hin zu einem Zahlungsverkehrssystems und ein digitales Belegarchiv mit ausführlichen Recherchefunktionen ist möglich.