Die Außenprüfung ist im Bereich des Steuerrechts eine von der Finanzbehörde im Außendienst vorzunehmende (Gesamtüber-)Prüfung steuerlich relevanter Sachverhalte. Die Außenprüfung dient der Ermittlung, Prüfung und Beurteilung der Verhältnisse eines Steuerpflichtigen um die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen. Weil eine umfangreiche steuerliche Überprüfung – neben der Steuerfahndung – den stärksten Eingriff in die Rechte eines Steuerbürgers darstellt, gelten für die Durchführung besondere Voraussetzungen und Vorschriften.
Finanzämter entscheiden sehr genau, welche Betriebe sie bei einer Betriebsprüfung kontrollieren. Einen festen Turnus oder Zufallsstichproben gibt es in der Regel nicht. Entscheidend sind eine erste interne Prüfung verbunden mit einer Auffälligkeit des Zahlenmaterials. So können Abweichungen von erwarteten Kennzahlen, Verhältnissen usw. zur Entscheidung einer tieferen Überprüfung führen.
Neben der steuerlichen Aussenprüfung (auch Gesamtüberprüfung), bei der meist alle Steuerarten des Unternehmens meist für drei Wirtschaftsjahre geprüft werden, gibt es weitere Prüfungen.
Bei der Umsatzsteuer-Sonderprüfung wird speziell die Umsatzsteuer geprüft. Das Finanzamt kontrolliert dabei, ob Sie bestimmte Steuervergünstigungen (z.B. bei Ausfuhrlieferungen) zu Recht beanspruchen. Weiter kann Ursache sein, dass Sie häufiger Vorsteuer-Überschüsse geltend machen.
Die Umsatzsteuer-Nachschau unterscheidet sich von der Betriebsprüfung insofern, dass die Nachschau nicht angekündigt wird. Das Finanzamt ist dadurch in der Lage, ein zuverlässiges Bild über die aktuellen wirtschaftlichen Tätigkeiten eines Unternehmens zu verschaffen. Bei einer vorherigen Ankündigung, könnten Dinge manipuliert oder verschleiert werden.
Die Kassen-Nachschau, die ab 01.01.2018 gilt, ist ein eigenständiges Verfahren der Finanzverwaltung, um schnell zu klären, ob das Unternehmen alle Kassendaten ordnungsgemäß erfasst hat. Die Prüfer suchen dabei nach auffälligen Sachverhalten in der Kassendokumentation ihrer „Geschäftsvorfälle“. Wird der Prüfer fündig, drohen erhebliche Steuer-Hinzuschätzungen. Umso wichtiger ist die lückenlose Aufzeichnung nach Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch (§§ 140 bis 148 AO und §§ 238 ff. HGB).
Bei der Lohnsteuer-Außenprüfung wird nur kontrolliert, ob die Lohnsteuer für die Mitarbeiter ordnungsgemäß einbehalten und abgeführt wurde. Diese Prüfung wird in der Regel bei Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern durchgeführt.
Hinweis: neben den Finanzämtern gibt es weitere Behörden und Institutionen –wie z.Bsp. die Sozialversicherungsträger-, welche Prüfungen vornehmen können.